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如何做好項目預算管理?這些方法你要知道

日期:2020-08-25 11:01 作者:Dynamics 閱讀數:
在項目管理過程中,預算管理是最為複雜、繁瑣的事。如何做好項目預算管理?,是項目經理必須應對的事情。下麵,為大家分享四個關於項目預算管理的技巧給大家,希望對各位有所幫助!

作為資深項目經理,你很清楚項目不是靜態的。相反,項目會不斷變化,在任何時間都有可能改變狀態。項目隨著時間的推移不斷發展,項目預算也會增長,控製項目預算對於項目成功至關重要。
 

項目預算管理的技巧:

 
1、不斷預測
 
頻繁的預算監督能夠防止項目過於失控,而沒有頻繁預測的項目很可能會以災難性後果收場。
 
對任何項目來說,更新和管理本質上不太穩定的預算很有必要。作為項目經理,你應該在團隊會議上討論預算管理,並與團隊成員討論即將出現的支出。這能讓你對項目的發展方向有個比較清醒的認識。
 
持續預測能讓你的團隊預見項目進展,確保項目預算與預計完成日期相匹配。
 
2、預測範圍變化
 
任何經營一段時間的企業都體驗過規模蔓延的可怕。而且大家的情況往往都類似:與新客戶合作的項目進展順利,但隨著時間的推移,項目變得越來越大,而你的價格卻保持不變。
 
通常,這會產生兩種結果:
 
——客戶認為你們團隊付出的額外工作包含在最初的工作範圍內;
——客戶根本不知道他們要求的比最初商定的要多。
 
因此,時刻關注範圍變化至關重要,要意識到範圍變化可能會在你的團隊中發生。建議項目經理為可能突然出現的額外工作創建變更訂單。變更訂單授權額外資金,包含額外工作的費用。
 
如何做好項目預算管理
 
3、預測資源使用情況
 
正如預算需要不斷預測一樣,你對資源的管理也應該如此。畢竟,資源是項目的必需品——它們確實對項目總成本有所貢獻。
 
項目經理應在規定的時間內不斷審核項目工作人員的人數,並且每周對資源使用情況進行預測。這將會確保你能充分利用現有資源,確保員工能盡可能高效地工作。
 
4、與項目成員保持溝通                                
 
項目好壞取決於團隊的好壞,缺乏溝通的團隊肯定會超出預算。
 
讓項目團隊了解項目預算預測,有助於鼓勵問責製和生產力。一個知情的團隊才是擁有其項目所有權授權團隊。
 
通過讓團隊了解預算狀況,他們將更有可能看到他們的項目費用,更不可能在你的項目中收取額外的“灰色地帶”工時——即他們知道他們為此付出了工時,卻不清楚他們在為什麽工作。如果員工關心項目結果,他們就會出色地完成工作。
 
如何做好項目預算管理
 
在項目預算管理中,預算與項目各個環節緊緊相扣。為保證預算各環節的連續性,優秀的項目經理通常選擇優越的項目管理係統提供協助。
 
8MSaaS PM項目管理係統支持項目費用管理的全過程,包括費用的規劃、預算的製定和估算、費用差異的監控和控製,以提高項目在預算內成功完成的可能性。
 
或許有人會問:為什麽不選擇財務係統專門管項目預算?原因是一般的財務係統隻協助財務人員在結算期的結賬,而8MSaaS PM則專注於為業務人員提供在議價及交易期間所需的實時財務數字;前者基於各種稅項的冗長總結,而後者的數據及時且一目了然。
 
此外,係統提供多層次的預算、實際收入和費用的實時跟蹤功能,讓財務信息在機構、合同及項目間保持一致,不出現偏差。
 
係統實時同步項目進展,支持資源分配及有效跟蹤其實際使用率,使資源申請者更努力地去估計真正的資源需求及時間。所有項目幹係人都在同一平台上協作,實現信息共享,減少誤解,促進項目效率的提升。
 
8MSaaS PM預算管理通過對業務、資金、信息、人才的整合,明確適當的分權、授權、戰略驅動、業績評價等等,從而實現企業的資源整合,並真實反映出企業的實際需要,進而為企業的經營決策提供支持。
 
總的來說,做好項目預算管理可優化企業的資源配置,全方位地調動企業各個層麵員工的積極性,是促使企業效益最大化的堅實的基礎。在項目管理中,項目管理軟件的作用不可忽視,可以幫助你簡化項目管理流程,輕鬆控製預算。
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